如何以GAS的架構進入向上管理的溝通思考

2023-09-03

企業的「核心價值」是什麼?
對企業來說,核心價值是指一個企業的最基本和持久的信念,是企業擁有區別於其他單位的、不可替代的、最基本最持久的DNA。
它可以讓人明白世界上為什麼要有自己這家企業,顧客願意選擇我們而不是別的企業的理由是什麼?
事實上,開會報告、要求加薪、訂單成交,為何顧客或老闆「會選擇你,而不是別人」,這都只跟一件事情有關,就是你展現出的DNA。
這和你的表達能力有直接的關係。你懂不懂如何把話說得合宜貼切? 你所說出來的話,是否打中對方?是否對對方造成影響?就能展現你的「核心價值」。

溝通能力好,就能影響他人
在這樣競爭激烈的職場上,專業,只是生存的基本能力,但客戶買不買單、老闆挺不挺你,關鍵要素仍舊是你的表達、溝通能力,因為表達力優劣會讓別人定義我們的價值。
從我們身上產生、傳達、表述的諸多訊息、話語和行為,累積為一次又一次的大小事件,久而久之,我們在他人眼中的形象日益定調,決定了他人對我們的感受,也造就他人對待我們的方式。「GAS口語魅力培訓」的重點也在此。拿著同樣的產品、運用同樣的宣傳管道,為什麼有的人是百萬業務員,有的人卻一輩子都和發財無緣?

不小心才得要小心
科學家曾做過一個實驗:他們把一句話中的一個字剪掉,用一個咳嗽聲取代,播放給受試者聽,請他們寫出所聽到的句子,而所有人都還是能正確寫出這個句子, 這就是語言傳播的通則:人們會依自己的想法「填補沒聽到或者不能理解的部分」,也就是我們往往都以自己的理解方式來解讀別人的話語。
有時,我們不僅太過主觀地解讀別人,而更可怕的是我們也經常慣性地講出一些自己都沒意識到的話語,也許只是直覺性的隨口說說,但卻引起了別人的誤會,種下妨礙溝通的肇因,其原因就在於缺乏自覺,讓人際互動出了問題。
這也就是為什麼「溝通需要技巧」?我在「GAS口語魅力培訓」課程中,不斷強調,溝通是必須有「意識地」進行訓練和培養的。
有些人「很喜歡說話,卻不會說話」,因為他們說出來的話多半是不經思考、無聊、無意義或缺乏邏輯。這樣的說話方式對他們而言,也許再平常不過了,但卻因為如此,很容易在無形中失去唾手可得的商機。
許多名人的話語之所以廣為流傳,是因為他們說出來的話,即便簡短卻震撼人心並發人省思,像是:著名管理學家彼得·杜拉克(Peter Ferdinand Drucker):「用人,不在於如何減少人的短處,而在於如何發揮人的長處。」日本經營之神松下幸之助:「企業管理,過去是溝通,現在是溝通,未來還是溝通。」這些句子都是我很喜歡的,用字淺顯一看就懂,讓人感受到話語中深厚的歷練和遠見,這些話語是有影響力及能量的。
擁有「具意識」的表達能力,掌握與人的溝通技巧,終將是你是否有潛力更上層樓的重要關鍵。
接下來,我將會逐步舉例,歸納出GAS的要點,讓大家更能掌握「聰明地說話」,在職場中勝出。

GAS三步驟,擺脫窮忙族
別人準時下班,你卻含淚打拚,累得像條狗;每天最後一個關燈下班,工作效率還是不彰,提的案子十次有九次被老闆打槍…
這樣的例子在我們周遭隨處可見,和朋友聚餐一說出這樣的窘境,三秒內就可以引來無數感同身受的眼光。
「怎樣才能準時下班?」、「怎樣才能提升工作效率?」這兩大問題幾乎長年佔據上班族不解謎團的排行榜。

讓人熬到爆肝的「做不完定律」
瑞士洛桑管理學院(簡稱IMD,世界著名的商學院)曾調查全球50個國家的全年工時,台灣高居世界第四名,約2,000小時,平均每週工作約40小時。
這些數據聽起來,簡直讓人為台灣上班族掬起一把同情淚。
企業組織普遍有「做不完定律」:事情永遠做不完,如果要把事情做完,勢必得日復一日地熬夜到爆肝。
上班族求生大不易,即使做得要死要活,寫滿待辦事項的便利貼從桌子一路貼到額頭,老闆依舊抱怨員工效率不彰。
究竟有什麼辦法才能擺脫無止盡的加班宿命呢?
答案,當然是「溝通」!
在GAS口語魅力裡,有三大重點精華,分別是目標要明確(Goal),態度要穩定(Attitude),技巧要純熟(Skill)。
在與老闆進行溝通前先想想:
(1) 你是否知道你的目標?
(2) 你是否瞭解對方所追求的目標?
再來才是態度的選擇及技巧的運用。

看準目標,別再亂槍打鳥
為什麼目標如此重要?大多數的人之所以工作效率無法提升,真正原因是他們搞不清楚工作目標,花很多時間在做重複或不必要的事情上,而遺漏關鍵的訊息。
有一位朋友抱怨他每天從早忙到晚,但沒有一件事情是完成的,要不白忙一場,要不就是做到一半又有其他緊急事情卡進來,每天都被進度追著跑。
我後來觀察,他問題出在:總是抓不到重點,必須反覆溝通同一件事情。
我建議,第一步:先跟主管確認工作目標(Goal),判斷事情的輕重緩急,否則著頭苦幹,結果可能是做白工。
有一個聽起來荒唐但卻可能曾發生在你身上的真實案例:某企業總經理請秘書發一封重要的電子郵件給各投信公司的總經理,結果有些信被退回了,秘書搞不清這件事的重點在「盡快通知到對方」,竟然花了一天反覆研究信為什麼被系統退回,卻沒有用手機訊息、電話聯絡或其他方式趕快讓那些人收到訊息。
你做的不是老闆要的;老闆認為重要且急迫的任務,你卻沒做,工作抓不到重點,當然沒效率。
如果你仍是不確定工作目標或重點,可以用「積極但不著急」的態度(A),主動請問主管應該注意哪些事,可以避免影響目標的達成?一方面可以表現你對工作的積極,另一方面可以藉由主管的經驗談,幫助你大幅減少不必要的錯誤嘗試,更能增加成功的機會。積極是一種態度,著急是一種情緒,別讓著急的情緒,影響你在職場上專業的形象。

有先有後、不慌不忙
在溝通技巧(Skill)上,要掌握的是「優先順序」。
當你手邊的工作都要做不完了,老闆卻又丟一堆工作給你,該怎麼辦? 你可以用「優先順序」衡量:
(1) 哪些工作可以為公司帶來最大的效益?
(2) 哪些是有時間壓力需要支援才能在期限內完成。
當你做好以上兩點準備後,再跟老闆面對面討論,用積極但不著急的態度,幫自己也幫老闆確認工作目標。
你可以請問老闆:「接下來一個禮拜內,要先達成哪個目標?」或是:「依照這個月的業績目標,我先把接下來要優先完成的工作項目抓出來,不知道這樣的安排有沒有符合您的期待?」
透過工作優先順序的溝通,把短期內應該先完成、而且你有能力完成的工作目標確定下來。這樣不僅可以減少自己的工作負擔,讓老闆瞭解你的實際工作量,更可以有效率的提升工作效率,擺脫「無頭蒼蠅窮忙上班族」的苦命標籤!

GAS口語魅力教室 — 如何擺脫窮忙族?
G(Goal)─確認工作目標以提升工作效率
A(Attitude)─積極不著急
S(Skill)─掌握工作優先順序

如果你對向上管理這個議題感興趣,可以參考〈向上管理技巧 - 王介安的 GAS 職場溝通課〉,在這門影音線上課程中,有非常深度的探討,將引領你一步一步理解向上溝通管理的面向,讓你在職場中更快樂。

(文:王介安)

 

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